Wegweiser zum perfekten Veranstaltungsort

the way to haven

Es ist leicht, sich von der Aufgabe überfordert zu fühlen, den perfekten Raum für Ihre Veranstaltung auszuwählen. Es ist eines in einer langen Liste von undankbaren Aufgaben der Veranstaltungsplanung mit vielen Fallstricken. Werden Ihre Teilnehmer die Wahl des Ziels mögen? Wird Ihr Chef den Ort hassen, den Sie gewählt haben? Wird sich der Veranstaltungsort gut für die Vision eignen, die Sie sich vorgestellt haben, oder wird ein unzureichender Durchfluss ein Hindernis sein?

1: Ziel auswählen

Die Auswahl des richtigen Ziels gibt den Ton für Ihre gesamte Veranstaltung an. Wie schränken Sie das Feld auf das ein, das den besten Wert für Ihre Eventstrategie bringt und zu Ihrer Geschichte passt?
DIE GRUNDLAGEN

Ereignistyp. Ist es eine große Art von Meeting wie eine Messe mit Tausenden von Gästen, oder ist es ein kleines Treffen für eine Teambuilding-Sitzung? Bist du auf der Suche nach Freizeit oder Luxus? Vergiss nicht, dass das Wichtigste, worauf du dich konzentrieren musst, die Erfahrung ist, die du deinen Teilnehmern bringen wirst.

Veranstaltungsziele:

Die Hauptziele Ihrer Veranstaltung sind die Definition Ihrer breiten Optionskategorien:

Veranstaltungsgeschichte. Ihr Ziel ist ein integraler Bestandteil der Geschichte, die Sie für Ihre Veranstaltung entwickeln. Abhängig von Ihrem Hauptthema können einige Orte als interessante oder sogar offensichtliche Entscheidungen erscheinen. Wenn Sie beispielsweise eine Konferenz zum Thema Nachhaltigkeit veranstalten, warum sollten Sie nicht eine japanische Stadt in Betracht ziehen, da viele nachhaltige Initiativen zu einer Priorität gemacht haben?

Budget. Berücksichtigen Sie alle Kosten für die Durchführung Ihrer Veranstaltung an einem bestimmten Ort, sowohl für Sie als auch für Ihre Teilnehmer:

  1. Erreichbarkeitskosten (bis zum Ziel und zum Veranstaltungsort) für Ihr Team, Ihre Experten und Ihre Gäste.
  2. Lokale Sprechergebühren
  3. AV-Raten
  4. Währungsumtausch
    Etc.

Sicherheit und Gefahrenabwehr. Bewerten Sie im Vorfeld die geopolitische Situation des Reiseziels, um festzustellen, ob es den Sicherheits- und Komfortanforderungen aller Ihrer Gäste entspricht. Wenn Ihre Veranstaltung auf Inklusivität setzt, könnte es eine gute Idee sein, Städte mit fortschrittlichen Gesetzen und Kulturen zu bevorzugen.Infrastruktur für Hotels und Meetings. Bevor Sie Ihr Reiseziel auswählen, prüfen Sie, ob es genügend wettbewerbsfähige Meeting-Räume und Unterkunftsmöglichkeiten in diesem Reiseziel gibt.

2: Ereignisablaufdesign

Achten Sie auf stark frequentierte Bereiche. Denken Sie darüber nach, wie Sie den Prozess für Ihr Team und die Teilnehmer reibungslos gestalten und Staupunkte vermeiden können, indem Sie im Voraus planen.

Spielen Sie mit anpassbaren Ereignisbereichen. Nutzen Sie Bildschirme und temporäre Wände, die sich schnell verschieben lassen, um das Layout zu ändern. Teilen Sie einen großen Raum in kleinere Räume, wenn Sie beide Größen zu unterschiedlichen Tageszeiten benötigen (z.B. haben Sie kleine Sitzungen mit Teilen Ihrer Gäste, gefolgt von einer Keynote, die den großen Raum für alle Teilnehmer benötigt). Verwenden Sie ein Diagrammwerkzeug. Erhalten Sie einen detaillierten Grundriss des Veranstaltungsortes und verwenden Sie ein Diagramm-Tool wie Cvent SocialTables, um Ihr gesamtes Veranstaltungslayout zu planen.

3: Hotelunterkunft

Bieten Sie einen virtuellen Rundgang an. Ein virtueller Rundgang durch die Hotelzimmer und -einrichtungen schafft Vorfreude und hilft den Menschen zu visualisieren, wo sie wohnen werden. Vergiss nicht, dass Videos besser sprechen als Worte oder sogar Bilder!

Schließen Sie sich mit dem Hotel zusammen, um Ihre Veranstaltungserzählung voranzutreiben. Zum Beispiel Nachhaltigkeit der Schlüssel zu Ihrer Geschichte ist, bitten Sie das Hotel, zu zeigen, was es tut, um die Wasserverschwendung zu reduzieren oder lokale Lebensmittel in seine Frühstückskarte aufzunehmen.

Nutzen Sie die Technologie zu Ihrem besten Vorteil. Investieren Sie in ein Tool, das speziell für die Verwaltung von Zimmerblocks entwickelt wurde: Cvent Passkey kann Ihnen beispielsweise helfen, Hotelbuchungen zu rationalisieren und zu automatisieren. Integrieren Sie dieses Tool in das Online-Registrierungssystem. Um den Prozess für Ihre Teilnehmer und für sich selbst (kein Hin und Her mit dem Hotel, Datenverfolgungsfunktion und reduziert das Risiko von Fluktuation) zu erleichtern. Ein weiterer Vorteil der Verknüpfung der beiden Systeme ist, dass die Buchungswebsite das Event-Branding bis zum Ende trägt und die Hotelreservierung zu einem konsistenten Teil des Gesamterlebnisses wird.

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